Comment des ateliers autour de l’architecture de l’information ont permis la création d’un guide utilisateur en ligne

Information

Contexte

GxpManager est éditeur d'une plateforme No Code Low Code conçue pour simplifier et accélérer la mise en conformité des entreprises à caractère fortement réglementées (GMP, FDA, etc.). Dans ce cadre, j'ai animé des ateliers pour la création d’un manuel de l’utilisateur en ligne.

Actuellement, l'assistance utilisateur repose sur des documents PDF, des réponses manuelles du support client et des sessions de formation ponctuelles. L’augmentation du nombre d’utilisateurs et la diversification des cas d’usage ont mis en lumière le besoin d’un support plus structuré, intuitif et accessible à tout moment.

Objectifs

L’objectif est de concevoir un guide utilisateur en ligne intégré à l’interface du logiciel, centralisé, facile à maintenir et, aligné avec les attentes des utilisateurs et des équipes internes.

Enfin, permettre la mise à jour rapide du contenu en fonction de l’évolution du produit et réduire la charge de travail du support client en favorisant l'autonomie des utilisateurs

Méthodologie

Inventaire et tri de cartes

Dans la Conception Centrée Utilisateur, la structure fait référence au travail autour de l’architecture de l’information et fut au cœur du projet de création d’un manuel de l’utilisateur en ligne pour les personnes qui utilisent le logiciel GxpManager.

Pour mener à bien ce projet, j’ai animé deux ateliers d’env. 1h chacun avec 5 participants. Le premier atelier fut dédié à une présentation de l’architecture de l’information, de l’organisation/segmentation, du nommage et de l’importance du choix des mots/libellés. Pour finir, j’ai fixé les objectifs pour le second atelier, à savoir l’inventaire de l’existant (centraliser les ressources d’aide existantes — PDF, articles, emails, FAQ internes, etc.) et la création de cartes avec libellé et courte description.

À partir du travail effectué par chacun des participants, nous avons pu échanger et définir ensemble (OptimalSort) lors du second atelier une stucture hiérachique avec une segmentation par thème.

Production