Refonte d'un intranet : favoriser l'autonomie des consultants et l'accès aux informations essentielles

Information

Contexte

CVO-EUROPE (appartient dorénavant à Efor Group) était une société de conseils autour des Life Sciences avec près de 500 consultants.

Refonte de l’intranet dans une démarche orientée utilisateur. Mettre au cœur du projet l’utilisateur en questionnant ses besoins et attentes en terme d’information. Favoriser l’autonomie et encourager les utilisateurs à utiliser le plus souvent possible les services et fonctionnalités de l’intranet.

Objectifs

Ce projet a été confié au service marketing & communication pour le pilotage. Sa réalisation a été effectuée en transversalité avec notamment les services RH et IT en passant par les services formation et de l’administration. Le recueil des besoins fut essentiel afin de délimiter le périmètre du projet et définir les objectifs globaux puis ceux de chacune des parties prenantes. De ces différentes rencontres, le besoin principal fut de centraliser l’information et permettre via une authentification unique, l’accès aux différentes applications de la société. Dans un second temps, le besoin de structurer / organiser l’information fut à la fois demandé par les services supports, mais également suggéré par les consultants en réponse à une question ouverte issue d’un questionnaire en ligne.

Ainsi, l’objectif principal de ce nouvel outil fut de favoriser l’autonomie des collaborateurs, notamment celle des consultants et faciliter ainsi le quotidien des fonctions supports qui ne sont plus l’unique relais d’information. Les consultants bénéficiant alors d’une gestion administrative optimisée de leurs missions grâce à une connaissance plus fine des informations métiers ou des secteurs d’activités dédiés.

Résultats

Le nouvel intranet a connu un succès relatif avec un taux de visite plus important. Le plus gros impact fut du côté des RH avec un gain de temps considérable sur les activités à plus forte valeur ajoutée du fait d'une sollicitation moins régulière des consultants sur les questions pratiques et administratives.

Méthodologie

Collecte de données quantitatives et qualitatives

Sondages en ligne au début du projet et quelques semaines après la mise en ligne du nouvel intranet pour essayer de mesurer les changements, les opportunités d'amélioration et la satisfaction globale des utilisateurs. Le 1^ersondage mêlait à la fois des questions fermées et ouvertes avec aussi des échelles pour mesurer les ressentis des utilisateurs quant à l'intranet actuel.

Inventaire et catégorisation du contenu

Les rencontres entre les différentes parties prenantes ont permis de faire un état des lieux des contenus existants et ceux à créer. Ensuite, nous avons regroupé les contenus par catégorie (formation, rh, informatique, etc) et également sur un modèle focus (concerne l’ordre d’affichage en fonction des réponses obtenues lors des rencontres et questionnaire).

Ui design

Création d'un wireframe pour valider la structure des contenus et la navigation générale pour passer à l'étape suivante, le prototype haute fidélité. Celui-ci a été réalisée en html/css.

Intégration et développement WordPress

Intégration en html/css dans WordPress avec les couleurs et typographie de la charte graphique. Le développement a été réalisé sur mesure avec WordPress. Ces parties me revenaient.